Wiele dokumentów wymaga podwójnego zapisu kwot – liczbowego i słownego. To stara zasada, która pozwala uniknąć między innymi ryzyka fałszerstwa. O ile napisanie kilku liczb nie wiąże się z żadnym kłopotem, o tyle zapis słowny może stać się zagwozdką nawet dla mistrzów ortografii.
Biurokracja rządzi się swoimi prawami, poprawne zapisy kwot w wersji słownej również opierają się na ogólnie przyjętych normach. Aby uniknąć błędów i nie tracić czasu na zastanawianie się, która wersja będzie poprawna, można skorzystać ze specjalnego generatora kwoty słownie.
Kwota słownie – jak poprawnie ją napisać?
Słowny zapis kwoty jest niezbędnym elementem bardzo wielu dokumentów – między innymi pism urzędowych, umów cywilnoprawnych, aktów notarialnych czy faktur. Choć to powszechnie spotykany wymóg, często wiąże się z pewnymi wątpliwościami dotyczącymi poprawności samego zapisu liczb. Co więcej, bezbłędny zapis kwoty słownie nie opiera wyłącznie na zasadach pisowni języka polskiego. Jak zatem wyglądają powszechnie przyjęte normy?
Otóż podstawowa jednostka monetarna w Polsce dzieli się na sto groszy, w związku z tym każdy poprawny słowny zapis danej kwoty powinien uwzględniać liczbę groszy, nawet jeśli wynosi ona zero. Dla przykładu:
Słowna forma kwoty 500 zł będzie wyglądać następująco:
Pięćset złotych, zero groszy lub pięćset złotych 00/100.
Obie wersje są poprawne, choć ta druga z pewnością pozwala zaoszczędzić nieco czasu, dlatego często stosują ją księgowi i osoby na co dzień zajmujące się finansami.
W przypadku mniej zaokrąglonych kwot zapis jest analogiczny.
683,47 zł w wersji słownej brzmi: sześćset osiemdziesiąt trzy złote, czterdzieści siedem groszy lub sześćset osiemdziesiąt trzy złote 47/100.
Należy pamiętać, że gdy w grę wchodzą duże kwoty – tysiąc, milion, miliard – zapis musi rozpoczynać się od liczebnika „jeden”.
1520 zł należy zanotować: jeden tysiąc pięćset dwadzieścia złotych 00/100 lub jeden tysiąc pięćset dwadzieścia złotych, zero groszy.
Gdy słownego odnotowania będzie wymagała wyższa kwota, na przykład 5365 zł wybrzmi ona: pięć tysięcy trzysta sześćdziesiąt pięć złotych 00/100 lub pięć tysięcy trzysta sześćdziesiąt pięć złotych, zero groszy.
Zapis kwoty słownie – ważne informacje
Zapis kwoty słownie to nie „widzi mi się” systemu mającego na celu utrudnianie życia petentom i przedsiębiorcom, ale element biurokracji w dużej mierze służący bezpieczeństwu. Słowne zapisy sum pieniędzy stosowane w drukach bankowych czy innych dokumentach pozwalają uniknąć pomyłek, nieścisłości, a co najważniejsze zapobiegają ryzyku fałszerstwa – znacznie trudniej jest bowiem przerobić zapis słowny niż cyfrę.
Warto dodać, że niepoprawne sumy mogą być też wynikiem zwykłego błędu. Podwójny zapis kwoty pozwala zweryfikować jej poprawność.
Kiedy musimy zapisać kwotę słownie? Przykłady
Choć w dzisiejszych czasach znakomita większość dokumentów jest generowana w formie elektronicznej, słowne zapisy kwot nadal obowiązują i są powszechnie stosowane, nawet wtedy, gdy nie jest to obligatoryjne. Każdy rozsądny człowiek woli bowiem maksymalnie zabezpieczyć swoje interesy podczas podpisywania rozmaitych umów i kontraktów. Lepiej poświęcić trochę czasu na podwójny zapis kwoty, niż później odkręcać przypadkowe pomyłki lub narażać się na oszustwo.
Kwotę w wersji słownej należy zanotować między innymi w przypadku:
- druków bankowych,
- umów cywilno-prawnych,
- aktów notarialnych,
- umów o pracę,
- ofert przetargowych,
- czeków,
- weksli,
- sprawozdań finansowych,
- formularzów o dotacje.
Generator kwoty słownie. Jak działa?
Niezwykle przydatnym narzędziem znacznie ułatwiającym wypełnianie różnych dokumentów sformalizowanych jest zupełnie darmowy generator kwoty słownie dostępny na wielu portalach, między innymi pożyczkowych. Jego obsługa jest bardzo prosta – jedyne co należy zrobić, to wpisać w odpowiednim polu numerycznie wybraną liczbę i kliknąć przycisk „sprawdź”, a na ekranie natychmiast pojawi się poprawny słowny zapis wprowadzonej kwoty, uwzględniający liczbę groszy.
- Nie ma więc żadnych obaw, że będzie on błędny. Urządzenie działa według algorytmu, który jest w stanie wygenerować zapis wszystkich możliwych kombinacji liczb. Następnie wystarczy go skopiować lub przepisać. Z generatora można bez przeszkód korzystać w komputerze, na smartfonie czy tablecie.
Kwota słownie czy cyfra – co jest ważniejsze?
Z założenia kwota napisana słownie ma niejako potwierdzić zapis numeryczny i uchronić strony przed pomyłką lub próbą fałszerstwa. Zdarza się jednak, że oba zapisy nie są zgodne, pojawia się wtedy pytanie, który jest ważniejszy? Nie da się jednak jednoznacznie odpowiedzieć na to z pozoru proste pytanie. Prawo reguluje tę kwestie wyłącznie w przypadku weksli i czeków, kiedy to – w razie różnicy w zapisanych sumach – ważna jest ta zanotowana słownie.
- W pozostałych przypadkach, na przykład podczas podpisywania kontraktu biznesowego, problem ewentualnych pomyłek i nieścisłości rozstrzyga się raczej ugodowo, opierając się o wolę sygnatariuszy umowy. Zawsze przed podpisaniem jakiegokolwiek dokumentu warto uważnie sprawdzić jego treść, w tym również zapisane w obu formach kwoty. Jakiekolwiek nieścisłości lub błędy mogą przysporzyć niepotrzebnych kłopotów.
Jak szybko zapisywać kwotę słownie w dokumentach?
Aby szybko i sprawnie zanotować kwotę słownie w dokumencie, najłatwiej będzie skorzystać z narzędzia automatycznie generującego poprawny zapis – mowa o wspomnianym wcześniej generatorze kwoty słownie. Wystarczy dosłownie kilka kliknięć, a odpowiedni zapis kwoty pojawi się na ekranie, tak zwane kopiuj/wklej załatwi całą sprawę.
Drugim sposobem pozwalającym na sprawne wypełnienie dokumentu jest po prostu nauczenie się obowiązujących zasad pisowni kwot słownie. W gruncie rzeczy nie jest to aż tak skomplikowane, a wiadomo, że praktyka czyni mistrza.